Rutiner og maler
Rutiner og maler
Beskriv en oppgave i en samtale, så gjør Målfrid den som en rutine etter en tidsplan eller når noe skjer. Det som venter på deg, ligger under Oppgaver.
Hvem bruker den: Alle kan lage en personlig rutine. En rutine for en hel enhet har en ansvarlig, og deling til hele enheten må bekreftes av leder eller administrator i enheten.
Faste oppgaver blir liggende fordi det tar tid å sette dem opp
En oppsummering av møteprotokoller hver mandag, en oversikt over frister, svar på innkommende e-post: oppgavene er enkle å beskrive og tunge å sette opp med skjemaer, valg og tekniske navn.
I Målfrid beskriver du oppgaven med egne ord, og Målfrid gjør den som en rutine. Den starter for hånd, etter en tidsplan eller når noe skjer, for eksempel at det kommer en ny e-post. Rutinen leser bare kildene du har gitt den. Alt den skal sende eller journalføre, venter til en person har godkjent det, og det som venter på en person, ligger under Oppgaver. Resultatet kan bli et dokument, en side eller en e-post.
I chatten kan Målfrid også lage små apper, for eksempel en kalkulator, en sjekkliste eller et skjema. Appen kjører i et lukket vindu uten tilgang til internett.
Slik virker det
1. Beskriv oppgaven
Skriv hva som skal gjøres, slik du ville forklart det for en ny kollega. Eller start fra en mal kommunen har delt.
2. Endre i samtalen
Til venstre skriver du hva som skal endres, under «Endre». Til høyre prøver du rutinen under «Prøv» og ser oppsettet under «Oppsett».
3. Prøv på ekte data
En prøvekjøring bruker ekte data og modellen, men sender ingenting. Du ser hva rutinen gjorde i hvert trinn og hva som ville gått ut til mottakerne.
4. Ta i bruk
Før du tar rutinen i bruk, ser du når den kjører, hva den leser, hvem som får resultatet og hvilken dataklasse den har. Så gjelder den med en gang.
Rutiner i en kommune
Tre rutiner laget av ansatte i Fjellvik kommune, som er oppdiktet.
Det den ikke gjør
- Krever ikke at noen andre godkjenner en personlig rutine før bruk. Den som er ansvarlig, tar den i bruk, og det står i loggen med navn og versjon.
- Gir ikke en rutine mer tilgang enn kildene du har gitt den. En personlig rutine kjører som deg, en rutine for en enhet som den ansvarlige.
- Sender og journalfører ikke uten at en person har godkjent akkurat den teksten og de mottakerne.
- Sender ikke noe under en prøvekjøring.
Dataklasser, logging og menneskelig kontroll
Dataklasser
Dataklassen kommer fra kildene rutinen bruker, og vises før du tar den i bruk. Modellene følger reglene for den klassen.
Logging
Å ta noe i bruk, hver endring fra samtalen og hver kjøring står i loggen, og du kan se hva rutinen gjorde i hvert trinn. Versjonen som er i bruk, ligger fast mens du endrer et utkast.
Menneskelig kontroll
Resultatet er et utkast. Det rutinen vil sende eller journalføre, stopper til en person har godkjent det. Du kan stoppe en rutine.
Vil dere bruke Målfrid i egen kommune?
Vi setter opp en pilot sammen med dere, med kommunens egne kilder og regler.