Eksempel: en mal å starte fra
Klarspråk og målform i Word
En mal: velg et Word-dokument og få det tilbake som en ny kopi med sporede endringer du godtar eller avviser i Word.
Hvem bruker den: Saksbehandlere, kommunikasjonsansatte og arkiv.
Gode tekster tar tid, og målformen skal være riktig
Vedtaksbrev, informasjonsskriv og saksframlegg er ofte skrevet i et tungt administrasjonsspråk. Klarspråk krever tid, og kommuner som skal bruke nynorsk må dessuten få målformen riktig gjennom hele dokumentet.
Å lime teksten inn i en chat og tilbake igjen mister formatering og gjør det vanskelig å se hva som er endret.
Slik virker det
1. Start fra malen
Start fra malen «Klarspråk i Word» under Rutiner. Rutinen er din egen kopi og kan brukes som den er, eller endres.
2. Velg dokument og hva som skal gjøres
Trykk «Kjør nå», velg et Word-dokument du har i Målfrid og velg klarspråk, konverter til nynorsk, konverter til bokmål eller kortere.
3. Gjennomgang avsnitt for avsnitt
Hvert avsnitt gjennomgås for seg. Et vern sjekker at tall, paragrafhenvisninger, datoer og navn er bevart, og et forslag som endrer dem tas ikke med.
4. Sporede endringer i en ny kopi
Omskrivningene legges inn i en ny kopi av dokumentet som ekte sporede endringer, og større endringer har en kommentar som forklarer dem. Kopien ligger blant dokumentene dine. Originalen er uendret.
5. Du godtar eller avviser i Word
Du åpner kopien i Word og godtar eller avviser hver endring der. Rutinen viser hvor mange avsnitt som er endret og hvor mange som er hoppet over.
Kommunen kan endre trinnene og instruksjonene i sin kopi, eller lage en tilsvarende rutine for andre dokumenter.
Fra tungt språk til klarspråk
Et avsnitt som det vises i Word, med slettet tekst og innsatt tekst.
Det den ikke gjør
- Endrer ikke originalfilen. Du får en ny kopi, og alle endringer er forslag.
- Lager ingen kopi i en prøvekjøring, og tar bare imot Word-filer (.docx).
- Godkjenner ikke teksten. Du er ansvarlig for innholdet, og den som sender brevet leser det først.
- Garanterer ikke juridisk riktighet. Vernet fanger opp at tall, paragrafer og datoer forsvinner, men vurderer ikke om en omskrivning endrer rettslig mening.
- Rører ikke avsnitt den ikke kan bygge om uten å ødelegge dem, for eksempel med lenker, felter, eksisterende endringer eller tegninger. De hoppes over.
- Tar ikke imot filer med makroer.
Dataklasser, logging og menneskelig kontroll
Dataklasser
Den strengeste av dokumentets og kjøringens dataklasse styrer hvilke modeller som kan se teksten. Hvis ingen modell er tillatt, stopper trinnet.
Logging
Gjennomgangen og den nye kopien registreres i revisjonsloggen, uten dokumentteksten.
Menneskelig kontroll
Sporede endringer gjør at hvert forslag kan godtas eller avvises. Forslag som vernet stopper, kommer ikke med.
Vil dere bruke Målfrid i egen kommune?
Vi setter opp en pilot sammen med dere, med kommunens egne kilder og regler.