Eksempel: en mal å starte fra
Vedtakssjekk
En mal: beslutningsstøtte som sjekker vedtaksbrev og saksframlegg mot en sjekkliste før de sendes.
Hvem bruker den: Saksbehandlere, ledere og administratorer. Politisk sekretariat bruker den på saksframlegg.
Små mangler i et vedtak kan bli store saker
Et vedtaksbrev uten klageadgang, uten begrunnelse eller uten markering av taushetsbelagte opplysninger kan ende som klagesak, omgjøring eller avvik. Sjekklistene finnes ofte bare i hodet på de mest erfarne.
Saksbehandler trenger en rask gjennomgang før brevet sendes, som peker på det som mangler og hvorfor.
Slik virker det
1. Start fra malen
Start fra malen «Vedtakssjekk» under Rutiner. Rutinen er din egen kopi og kan brukes som den er, eller endres.
2. Velg hva som skal sjekkes
Trykk «Kjør nå» og velg et Word-dokument, en PDF eller et dokument du har i Målfrid. Versjonen av forvaltningsloven følger enhetens innstilling.
3. Sjekk mot regelpakker
Teksten sjekkes mot versjonerte regelpakker med stikkord og mønstre. Hver regel har en rettskilde, og en regel uten kilde kan ikke lastes.
4. Valgfri KI-kontroll
KI brukes bare der stikkordsjekken ikke fant punktet, og bare hvis dataklassen og enhetens innstillinger tillater det. Alle sitater fra modellen verifiseres mot teksten.
5. Du leser funnene
Resultatet viser funn som mangler, bør og forbedring, med det alvorligste først, og med rettskilde til hvert funn. Der sjekken fant en passasje, står den som sitat. Dokumentet endres ikke, og saksbehandler bestemmer hva som rettes.
Kommunen kan endre instruksjonene i sin kopi, eller lage en tilsvarende sjekk for andre dokumenttyper.
Resultat av en sjekk
Et fiktivt vedtaksbrev om avslag på en søknad. Sjekken finner én mangel og to forbedringspunkter.
Kommunens jurist bør gå gjennom regelpakkene før de tas i bruk
Pakkene for ny forvaltningslov (vedtatt 2025, ikke trådt i kraft), helse og omsorg, plan- og bygningsloven og kommuneloven er ikke gjennomgått av jurist, og paragrafhenvisningene i den nye loven må bekreftes når den trer i kraft. Også pakkene uten merke bygger på stikkord og erstatter ikke en juridisk vurdering.
Det den ikke gjør
- Fatter ikke vedtak og foreslår ikke utfall. Funksjonen er beslutningsstøtte for saksbehandleren.
- Erstatter ikke saksbehandlerens eller juristens vurdering. «Ser klar ut» betyr bare at kontrollpunktene ble funnet i teksten.
- Vurderer ikke om faktum er riktig eller om skjønnet er godt.
- Gir ikke en rettskilde den ikke har fått fra regelpakken. Funn uten kilde finnes ikke.
Dataklasser, logging og menneskelig kontroll
Dataklasser
KI-kontrollen brukes bare når dataklassen tillater det, og du får beskjed hvis den ikke er tillatt. Stikkordsjekken kjører uten modell.
Logging
Hver sjekk registreres i revisjonsloggen med regelpakker, versjon og antall funn, uten dokumentteksten.
Menneskelig kontroll
Sjekken endrer ikke dokumentet, og saksbehandler bestemmer hva som rettes og hva som sendes.
Vil dere bruke Målfrid i egen kommune?
Vi setter opp en pilot sammen med dere, med kommunens egne kilder og regler.