Rutinar og malar
Rutinar og malar
Skriv kva oppgåva er i ein samtale, så gjer Målfrid ho som ei rutine etter ein tidsplan eller når noko skjer. Det som ventar på deg, ligg under Oppgåver.
Kven brukar han: Alle kan lage ei personleg rutine. Ei rutine for ei heil eining har ein ansvarleg, og deling til heile eininga må stadfestast av leiar eller administrator i eininga.
Faste oppgåver blir liggjande fordi det tek tid å setje dei opp
Eit samandrag av møteprotokollar kvar måndag, ei oversikt over fristar, svar på innkomande e-post: oppgåvene er enkle å forklare og tunge å setje opp med skjema, val og tekniske namn.
I Målfrid forklarer du oppgåva med eigne ord, og Målfrid gjer ho som ei rutine. Ho startar for hand, etter ein tidsplan eller når noko skjer, til dømes at det kjem ein ny e-post. Rutina les berre kjeldene du har gitt ho. Alt ho skal sende eller journalføre, ventar til ein person har godkjent det, og det som ventar på ein person, ligg under Oppgåver. Resultatet kan bli eit dokument, ei side eller ein e-post.
I chatten kan Målfrid òg lage små appar, til dømes ein kalkulator, ei sjekkliste eller eit skjema. Appen køyrer i eit lukka vindauge utan tilgang til internett.
Slik verkar det
1. Forklar oppgåva
Skriv kva som skal gjerast, slik du ville forklart det for ein ny kollega. Eller start frå ei mal kommunen har delt.
2. Endre i samtalen
Til venstre skriv du kva som skal endrast, under «Endre». Til høgre prøver du rutina under «Prøv» og ser oppsettet under «Oppsett».
3. Prøv på ekte data
Ei prøvekøyring brukar ekte data og modellen, men sender ingenting. Du ser kva rutina gjorde i kvart steg og kva som ville gått ut til mottakarane.
4. Ta i bruk
Før du tek rutina i bruk, ser du når ho køyrer, kva ho les, kven som får resultatet og kva dataklasse ho har. Så gjeld ho med ein gong.
Rutinar i ein kommune
Tre rutinar laga av tilsette i Fjellvik kommune, som er oppdikta.
Det han ikkje gjer
- Krev ikkje at nokon andre godkjenner ei personleg rutine før bruk. Den som er ansvarleg, tek ho i bruk, og det står i loggen med namn og versjon.
- Gir ikkje ei rutine meir tilgang enn kjeldene du har gitt ho. Ei personleg rutine køyrer som deg, ei rutine for ei eining som den ansvarlege.
- Sender og journalfører ikkje utan at ein person har godkjent akkurat den teksten og dei mottakarane.
- Sender ikkje noko under ei prøvekøyring.
Dataklassar, logging og menneskeleg kontroll
Dataklassar
Dataklassen kjem frå kjeldene rutina brukar, og blir vist før du tek ho i bruk. Modellane følgjer reglane for den klassen.
Logging
Å ta noko i bruk, kvar endring frå samtalen og kvar køyring står i loggen, og du kan sjå kva rutina gjorde i kvart steg. Versjonen som er i bruk, ligg fast medan du endrar eit utkast.
Menneskeleg kontroll
Resultatet er eit utkast. Det rutina vil sende eller journalføre, stoppar til ein person har godkjent det. Du kan stoppe ei rutine.
Vil de ta i bruk Målfrid i kommunen?
Vi set opp ein pilot saman med dykk, med kjeldene og reglane til kommunen.